Trusthoodin tietosuojaseloste
Trusthood on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita kerätään verkkosivustollamme ja yhteydenottolomakkeen kautta. Trusthood toimii rekisterinpitäjänä verkkosivuston kävijöiden lisäksi myös asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tiedoille, laskutustiedoille sekä palvelun käytöstä syntyville lokitiedoille, joita käytämme tietoturvan varmistamiseen ja palvelun kehittämiseen. Varsinaisen taustaselvityksen osalta Trusthood toimii henkilötietojen käsittelijänä ja asiakas on rekisterinpitäjä.
Plectrophenax Oy (“Trusthood”), Y-tunnus 3242206-4, Valborginkatu 8A4, 37100 Nokia.
Sähköpostiosoite: privacy@trusthood.com
Me Trusthoodilla suhtaudumme tietosuojaan vakavasti. Yksityisyyden suoja ja tietoturva ovat Trusthoodin toiminnan perusta. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi, mitä tietoja keräämme, mihin käytämme niitä, kenelle luovutamme tietoja sekä mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä.
Tässä selosteessa henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoa, joka koskee tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia toimia, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, suojaamista ja poistamista. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, osoite, tai muu tunnistetieto, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sijaintitiedot ja IP-osoite.
Olemme jakaneet rekisteröidyt seuraaviin kategorioihin:
Jos vierailet Trusthoodin verkkosivuilla, kuulut johonkin seuraavista ryhmistä:
- Sivuston kävijä
- Yhteydenottopyynnön tehnyt
Asiakkaana (selvityksen kohde) sinulle annetaan lisäksi erillinen tietosuojaseloste riippuen siitä, mitä toimeksiantoa toteutamme.
Rekisteröityjen kategoriat
Trusthood ylläpitää lakisääteisesti henkilötietojen käsittelyrekisteriä ja jakaa rekisteröidyt kahteen kategoriaan:
- Sivuston kävijät
- Yhteydenottoa pyytävät
Muiden toimintojen yhteydessä teemme erillisen sopimuksen tai pyydämme suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn ja jaamme erillisen tietosuojaselosteen taustaselvityksen kohteelle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja kerättävät tiedot
Toimintaamme liittyy keskeisesti henkilötietojen käsittely erilaisia tarkoituksia varten, kuten:
| Rekisteröityjen kategoria | Tarkoitus |
|---|---|
| Sivuston kävijät | Verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantaminen ja sen käytön analysointi |
| Tilaajat ja yhteydenottoa pyytävät | Yhteystietojen käsittely pyyntöön vastaamiseksi tai lisätietojen ja tarjousten toimittamista varten |
| Rekisteröityjen kategoria | Henkilötiedot |
|---|---|
| Sivuston kävijät | IP-osoite |
| Tilaajat ja yhteydenottoa pyytävät | Nimi (tai yritys), sähköposti, puhelinnumero, viestin sisältö |
| Asiakasyritysten edustajat ja laskutus | Nimi, titteli, yrityksen yhteystiedot, laskutustiedot ja lokitiedot |
Trusthoodin pyytäessä sinulta tietoja, pyydämme toimittamaan vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä sovitun tarkoituksen kannalta ja joita olemme yksilöidysti pyytäneet. Mikäli viestissä toimitetaan muita henkilötietoja, niitä käsitellään vain yhteydenoton hoitamiseen ja anonymisoidaan myöhemmin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavia:
- Oikeutettu etu: Verkkosivuston tekninen toteuttaminen ja tietoturva, yhteydenottopyyntöön vastaaminen.
- Suostumus: Sivuston käytön analysointi ja evästeet, markkinointiviestintä tai uutiskirje. Käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, jos muuta perustetta ei ole. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
- Sopimus: Käsittelemme asiakasyritysten edustajien tietoja sopimussuhteen hoitamiseksi ja laskutusta varten.
Henkilötietojen luovutus kolmansille osapuolille
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, alihankkijoille esim. IT-palveluntarjoajat tai viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei se ole välttämätöntä sopimuksen täyttämiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet). Mikäli käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja ETA-alueen ulkopuolella (esim. yhdysvaltalaiset IT-palveluntarjoajat), varmistamme siirron lainmukaisuuden käyttämällä ensisijaisesti EU:n komission vahvistamia vakiolausekkeita tai Data Privacy Framework -järjestelyä. Henkilötietoja voidaan käsitellä vain Trusthoodin valtuutettujen työntekijöiden ja palveluntarjoajien toimesta. Käytämme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, joiden kanssa on tehty GDPR:n 28 artiklan mukainen sopimus.
- Alihankkijoille: Esimerkiksi IT-palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen perusteella. Huomaa, että em. palveluntarjoajia käytetään vain palvelun tekniseen toteuttamiseen tai sivuston ylläpitoon.
- Viranomaisille: Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Kolmansille osapuolille: Toimeksiantojen yhteydessä, jos se on tarpeen (esim. selvityksen tilaaja).
Henkilötietojen turvallisuus
Suojaamme henkilötietojasi yleisesti hyväksytyillä teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten salauksella ja pääsynhallinnalla, estääksemme tietojen tuhoutumisen, häviämisen, muuttamisen, luvattoman luovutuksen tai väärinkäytön. Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy tietoihin, ja he ovat sitoutuneet salassapitoon. Toteutamme tekniset suojatoimet, joihin kuuluvat tietojen pseudonymisointi, järjestelmien jatkuva vikasietoisuus sekä kyky palauttaa tietojen saatavuus nopeasti teknisen häiriön sattuessa. Testaamme ja arvioimme suojatoimien tehokkuutta säännöllisesti.
Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista seuraaviin tarkoituksiin:
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Verkkosivun lokit ja tekniset tiedot | Enintään 12 kuukautta tietoturva- ja seurantatarkoituksiin |
| Yhteydenottopyynnöt ja sähköpostiviestit | Niin kauan kuin asia on käsiteltävänä ja enintään 6 kuukautta sen jälkeen, ellei asiointi johda asiakassuhteeseen |
| Suostumukseen perustuvat tiedot (esim. markkinointi) | Niin kauan kuin suostumus on voimassa tai kunnes se peruutetaan |
Tietojen poistaminen tapahtuu turvallisesti ja automaattisesti, ja vain valtuutetulla IT-henkilöstöllä on lyhytaikainen pääsy tietoihin ennen lopullista poistoa.
Oikeutesi rekisteröitynä
- Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihisi ja saada niistä tietoa.
- Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa maksutta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen. Sinulla on oikeus siihen, että sinusta väliaikaisesti tallentamamme virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot korjataan tai täydennetään ottamalla meihin yhteyttä.
- Oikeus tietojen poistamiseen. Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Noudatamme tällaista pyyntöä, ellei meillä ole laillista perustetta olla poistamatta tietoja.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojesi tiettyä käyttöä, jos näitä tietoja käsitellään muuhun kuin Trusthoodin palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteiden noudattamiseksi.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin, kun tietojesi poisto-, oikaisu- tai vastustuspyynnöt ovat vireillä ja/tai kun meillä ei ole laillisia perusteita käsitellä tietojasi.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada meille itse antamasi henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää nämä tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.
Näin käytät oikeuksiasi
Edellä mainittuja oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä meihin tai lähettämällä meille kirjeen tai sähköpostin yllä mainittuun osoitteeseen, sisältäen seuraavat tiedot: koko nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Voimme hylätä tai veloittaa pyynnöistä, jotka ovat kohtuuttoman toistuvia, liiallisia tai ilmeisen perusteettomia.
Käytä oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi, tai haluaisit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä jollakin seuraavista tavoista:
- Sähköpostitse: privacy@trusthood.com
- Postitse: Plectrophenax Oy, Valborginkatu 8A4, 37100, Nokia
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli henkilötietojen käsittelymme on ristiriidassa sovellettavien tietosuojalakien kanssa. Asianomainen tietosuojaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto. Voit tehdä valituksen osoitteessa: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Muutokset
Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty 28.4.2026. Voimme muokata sitä milloin tahansa julkaisemalla uuden version verkkosivuillamme. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme asiakkaille sähköpostitse. Päivityspäivämäärä näkyy asiakirjan yläosassa. Suosittelemme tutustumaan käytäntöön säännöllisesti.