Frequently Asked Questions

Trusthood säästää rekrytointikonsulttien aikaa automatisoimalla koko taustatarkastusprosessin – manuaalinen työ vähenee merkittävästi ja tulokset saadaan nopeasti yhdestä paikasta. Sen sijaan, että konsultti joutuisi keräämään tietoja useista eri lähteistä, Trusthood hoitaa kaiken automaattisesti yhdellä alustalla.

Perinteisesti taustatarkastusten tekeminen on vaatinut paljon manuaalista koordinointia: lomakkeiden lähettämistä, viranomaiskyselyitä ja tulosten yhdistelyä eri järjestelmistä. Trusthoodin avulla koko prosessi käynnistyy muutamalla klikkauksella, ja tulokset ovat saatavilla automaattisesti ilman erillistä seurantaa.

Konkreettisesti Trusthood säästää aikaa seuraavilla tavoilla:

• Automaattiset tarkastukset: Henkilöllisyyden varmennus, luottotiedot, koulutustaustat, PEP/sanktiolistat ja esimerkiksi tulotiedot tarkistetaan automaattisesti yhdellä hakemuksella.

• Keskitetty hallinta: Kaikki taustatarkastukset ja niiden tulokset löytyvät yhdestä alustasta – ei enää hajallaan olevia sähköposteja tai Excel-taulukoita.

• Nopeat tulokset: Automatisoitu prosessi tuottaa tulokset huomattavasti nopeammin kuin perinteiset manuaaliset menetelmät.

• Skaalautuvuus: Oli kyseessä yksi tai satoja rekrytointeja samanaikaisesti, Trusthood käsittelee ne ilman lisätyötä konsultilta.

• GDPR-vaatimustenmukaisuus automaattisesti: Tietosuoja-asioiden hallinta on sisäänrakennettu alustaan, joten konsultti ei joudu erikseen varmistamaan lakisääteisiä vaatimuksia.

Tuloksena rekrytointikonsultit voivat keskittyä siihen, mikä todella luo arvoa – kandidaattien arviointiin ja asiakassuhteiden hoitamiseen – sen sijaan, että kuluttavat tunteja hallinnollisiin tehtäviin. Trusthood tekee taustatarkastuksista vaivattoman osan rekrytointiprosessia.

Trusthoodin taustatarkistusraportin sisältö vaihtelee valitun paketin mukaan, mutta kattaa laajasti henkilön taustan kannalta olennaiset tiedot. Raportti on suunniteltu antamaan HR-ammattilaisille, compliance-tiimeille ja kiinteistönhallinnoijille selkeä ja luotettava kokonaiskuva tarkastettavasta henkilöstä.

Riippuen valitusta paketista raportti voi sisältää seuraavia tietoja:

• Henkilö- ja osoitetiedot – Henkilöllisyyden vahvistus sekä ajantasaiset yhteystiedot.

• Tutkintovahvistukset – Koulutustaustan ja tutkintojen varmentaminen suoraan luotettavista lähteistä.

• Yritysyhteydet – Tiedot henkilön mahdollisista rooleista ja vastuista yrityksissä.

• Maksuhäiriömerkinnät – Luottotietojen tarkistus, joka paljastaa mahdolliset maksuhäiriöt.

• PSD2-pohjainen tulotietojen varmistus – Reaaliaikainen ja tarkka tulotason vahvistus pankkidatan avulla.

• Valvontalistat ja PEP-seulonta – Tarkistus kansainvälisiltä sanktiolistoilta sekä poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden rekistereistä.

• Oikeushistoria (siviili) – Mahdolliset oikeudelliset merkinnät henkilön taustasta.

Kaikki tiedot kerätään ja käsitellään täysin GDPR-vaatimusten mukaisesti. Trusthood automatisoi koko prosessin, joten raportti on saatavilla nopeasti ilman manuaalista työtä.

Valitsemalla oikean paketin yrityksesi tarpeisiin varmistat, että saat juuri ne tiedot, jotka ovat oleellisia päätöksenteon kannalta – oli kyse sitten rekrytoinnista, vuokrasopimuksesta tai compliance-velvoitteiden täyttämisestä.

Yes, Trusthood can be used to check the backgrounds of foreign nationals, provided the individual has a Finnish personal identity code and has been registered in the Population Information System. This enables reliable background checks for foreign nationals who live or work in Finland.

Registration in the Population Information System is a prerequisite for many of Trusthood's checks, as it allows for reliable identity verification through Finnish registries. Without a Finnish personal identity code, not all checks can be carried out in full.

Trusthood supports the following checks for foreign nationals who have a Finnish personal identity code:

• Identity verification – identification based on Population Information System data
• Credit check – Finnish credit history
• Education verification – qualifications completed in Finland
• Sanctions and PEP screening – international watchlists and politically exposed persons
• Legal history – information recorded in Finnish registries

All Trusthood background checks are carried out in full compliance with GDPR requirements, and processing is always based on an appropriate legal basis. The individual being checked is asked for the necessary consent before any data is retrieved, ensuring the legality of the process.

If the individual being checked does not have a Finnish personal identity code, we recommend contacting Trusthood's customer service to explore the best options for that particular situation.

Henkilötaustatarkistus auttaa vuokranantajia ja kiinteistönhallinnan ammattilaisia tekemään luotettavampia vuokrauspäätöksiä – ja vähentämään merkittävästi vuokraukseen liittyviä riskejä.

Vuokrasuhde on pitkäaikainen sitoumus, jossa väärä valinta voi johtaa maksamattomiin vuokriin, kiinteistövaurioihin tai jopa oikeudellisiin ongelmiin. Kattava taustatarkistus tarjoaa objektiivista tietoa hakijan taustasta ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Keskeisiä hyötyjä vuokrauksessa:

• Luottotietojen tarkistus – Paljastaa hakijan maksukyvyn ja mahdolliset maksuhäiriömerkinnät, jotka ennustavat vuokranmaksun luotettavuutta.

• Henkilöllisyyden varmennus – Varmistaa, että hakija on se, ksi hän väittää olevansa, ja estää identiteettipetokset.

• Oikeudellisen historian tarkistus – Auttaa tunnistamaan aiemmat rikostuomiot tai oikeudelliset ongelmat, jotka voivat olla olennaisia vuokrauspäätöksen kannalta.

• Sanktio- ja PEP-seulonta – Varmistaa, ettei hakija ole kansainvälisillä valvontalistoilla, mikä on tärkeää erityisesti yritysvuokrauksessa.

Taustatarkistuksen avulla vuokrausprosessi muuttuu reaktiivisesta proaktiiviseksi: sen sijaan että ongelmia ratkaistaan jälkikäteen, ne ehkäistään ennalta. Tämä säästää aikaa, rahaa ja resursseja pitkällä aikavälillä.

Trusthoodin automaattinen taustatarkistusratkaisu mahdollistaa nopean ja GDPR-yhteensopivan seulonnan suoraan yhdestä alustasta. Prosessi on skaalautuva, joten se sopii niin yksittäisille vuokranantajille kuin suurille kiinteistönhallintayrityksille.

Lopputulos: luotettavammat vuokralaiset, vähemmän riskejä ja vakaampi vuokrasalkku.

Kyllä, Trusthood voidaan integroida osaksi nykyistä rekrytointijärjestelmääsi (ATS). Tarjoamme modernit API-rajapinnat, joiden avulla taustaselvitykset voidaan automatisoida saumattomasti osaksi olemassa olevia HR-prosesseja ja -järjestelmiä.

API-integraatiomme mahdollistaa sen, että taustaselvitysprosessi käynnistyy suoraan rekrytointijärjestelmästäsi ilman manuaalisia välivaiheita. Tämä säästää HR-tiimin aikaa, vähentää inhimillisiä virheitä ja nopeuttaa koko rekrytointiprosessia merkittävästi.

Integraation keskeisiä hyötyjä ovat:

• Automatisoitu työnkulku – Taustaselvitys käynnistyy automaattisesti valitun vaiheen yhteydessä ATS-järjestelmässäsi.

• Reaaliaikaiset tulokset – Selvitystulokset siirtyvät suoraan järjestelmääsi, jolloin kaikki tieto pysyy yhdessä paikassa.

• GDPR-vaatimustenmukaisuus – Integraatio on rakennettu tietosuoja-asetuksen vaatimukset huomioiden, joten henkilötietojen käsittely on turvallista ja lainmukaista.

• Skaalautuvuus – Ratkaisu sopii niin pienille yrityksille kuin suurille organisaatioille rekrytointimäärästä riippumatta.

Trusthoodin integraatio soveltuu erinomaisesti HR-ammattilaisille, compliance-tiimeille ja muille organisaatioille, jotka haluavat tehostaa taustaselvitysprosessejaan. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin autamme sinua löytämään parhaiten sopivan integraatioratkaisun juuri teidän järjestelmäänne.

Kyllä – taustaselvitys voi toimia suoraan uuden liikevaihdon lähteenä, erityisesti yrityksille, jotka tarjoavat rekrytointi-, HR-, kiinteistönvälitys- tai compliance-palveluita. Taustaselvitykset eivät ole pelkästään kustannuserä vaan strateginen palvelu, jota voidaan myydä eteenpäin osana omaa palvelutarjontaa.

Trusthoodin kumppaniohjelma mahdollistaa taustaselvitysten jälleenmyynnin omille asiakkaille. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi rekrytointiyritys, henkilöstövuokrausyritys tai kiinteistönvälittäjä voi tarjota taustaselvityksen lisäpalveluna ja laskuttaa siitä asiakkaaltaan – luoden näin uuden tulonlähteen olemassa olevaan asiakassuhteeseen.

Taustaselvityksen arvo asiakkaalle on helppo perustella, kun otetaan huomioon epäonnistuneen rekrytoinnin hinta. Tutkimusten mukaan väärä rekrytointipäätös voi maksaa yritykselle 30–150 % rekrytoitavan vuosipalkasta, kun lasketaan yhteen perehdytys, menetetty tuottavuus ja uusi rekrytointiprosessi. Tämä tekee taustaselvityksestä helposti myytävän, konkreettisen riskienhallintatyökalun.

Lisäksi taustaselvitys nostaa palveluntarjoajan uskottavuutta ja asiantuntija-asemaa. Kun rekrytointikumppani tai HR-palveluntarjoaja sisällyttää taustaselvityksen prosessiinsa, se viestii asiakkaalle huolellisuudesta, vastuullisuudesta ja laadusta – mikä vahvistaa asiakassuhdetta ja vähentää asiakaspoistumaa.

Konkreettisia tapoja luoda liikevaihtoa taustaselvityksellä:

• Jälleenmyynti lisäpalveluna – lisää taustaselvitys olemassa olevaan palvelupakettiin ja hinnoittele se erikseen

• Premium-paketti – tarjoa peruspalvelun rinnalle laajempi taustatarkistus korkeammalla katteella

• Compliance-palvelut – myy säännöllistä taustaselvitystä osana jatkuvaa HR- tai compliance-sopimusta

• Kiinteistösektori – tarjoa vuokralaisen luottotietojen ja taustan tarkistus osana välityspalvelua

Trusthoodin automatisoitu alusta tekee jälleenmyynnistä helppoa ja skaalautuvaa – manuaalista työtä ei tarvita, ja GDPR-vaatimustenmukaisuus on sisäänrakennettu prosessiin. Näin kumppani voi kasvattaa liikevaihtoaan ilman merkittävää lisäresursointia.

Trusthoodin raportit perustuvat reaaliaikaisiin tietolähteisiin, jotka päivittyvät automaattisesti – voit siis luottaa siihen, että jokainen raportti heijastaa tarkastettavan henkilön ajantasaista tilannetta tarkistushetkellä. Tiedot haetaan suoraan virallisilta rekistereistä ja luotettavilta tietolähteiltä, jolloin manuaalinen tietojen syöttö ja inhimilliset virheet jäävät pois.

Trusthood hyödyntää taustatarkastuksissaan seuraavia virallisia ja luotettavia lähteitä:

• Väestötietojärjestelmä – henkilöllisyyden ja osoitetietojen varmentamiseen

• Luottotietorekisterit – ajantasaisen luottotilanteen selvittämiseen

• Kansainväliset PEP- ja sanktiolistat – poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden ja pakotelistojen seulontaan

• Koulutusrekisterit – tutkintojen ja oppilaitosten vahvistamiseen

Jokainen raportti sisältää aikaleiman, josta näet tarkalleen, milloin tiedot on haettu. Tämä takaa täyden läpinäkyvyyden ja helpottaa auditointia esimerkiksi compliance-tarkoituksiin. Mikäli tarkistettavan henkilön tilanteessa tapahtuu muutoksia myöhemmin, voit tehdä uuden tarkistuksen milloin tahansa.

Trusthood toimii GDPR:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mikä tarkoittaa, että tietoja käsitellään vastuullisesti ja vain laillisten perusteiden nojalla. Kaikki tietolähteet ovat viranomaisten hyväksymiä, joten raporttien oikeellisuuteen voi luottaa myös juridisessa mielessä.

Ehdokas ei voi muokata tai poistaa taustatarkistusraportin sisältöä, mutta hänellä on tärkeä rooli prosessissa. Ehdokas antaa suostumuksensa tarkistuksen suorittamiseen.

Taustatarkistusraportti perustuu virallisiin rekistereihin ja luotettaviin tietolähteisiin. Raportti heijastaa aina todellisuutta sellaisena kuin se ilmenee viranomaistiedoista, luottotietorekistereistä ja muista tarkistettavista lähteistä.

Ehdokkaan oikeudet prosessissa:

• Oikeus tarkastaa tiedot: GDPR:n nojalla ehdokkaalla on oikeus nähdä, mitä tietoja hänestä on kerätty ja käsitelty.

• Oikeus korjata virheelliset tiedot: Jos rekistereissä on virheellistä tietoa, ehdokas voi pyytää korjausta suoraan kyseiseltä rekisterinpitäjältä, kuten Digi- ja väestötietovirastolta tai Suomen Asiakastiedolta.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Ehdokas voi perua suostumuksensa ennen tarkistuksen käynnistämistä, jolloin taustatarkistusta ei suoriteta.

• Oikeus saada selvitys: Jos raportin tulos vaikuttaa rekrytointipäätökseen, ehdokkaalla on oikeus saada tietää tästä ja pyytää lisäselvitystä.

On tärkeää ymmärtää, että taustatarkistusprosessi on suunniteltu läpinäkyväksi ja oikeudenmukaiseksi. Trusthood noudattaa tiukasti GDPR:ää ja Suomen tietosuojalainsäädäntöä, mikä takaa ehdokkaan oikeuksien kunnioittamisen koko prosessin ajan.

Työnantajan vastuulla on varmistaa, että taustatarkistus tehdään vain asianmukaisella suostumuksella ja lailliseen tarkoitukseen. Ehdokkaalle tulee aina kertoa selkeästi, mitä tietoja tarkistetaan ja miksi.

Ehdokas näkee prosessin aikana täysin läpinäkyvästi kaikki tiedot, joita hänestä haetaan, sekä selkeän selvityksen siitä, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään. Tämä läpinäkyvyys on keskeinen osa Trusthoodin GDPR-yhteensopivaa taustatarkistusprosessia ja varmistaa, että ehdokas voi antaa tietoon perustuvan suostumuksen.

Ehdokaalle kerrotaan etukäteen, mitä tarkistuksia prosessiin sisältyy.

Ehdokkaalla on myös oikeus nähdä valmis raportti ennen kuin sitä hyödynnetään rekrytointi- tai vuokrauspäätöksenteossa. Tämä antaa ehdokkaalle mahdollisuuden tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja tarvittaessa reagoida mahdollisiin virheisiin ennen päätöksentekoa.

Trusthoodin prosessi on suunniteltu kunnioittamaan ehdokkaan oikeuksia kaikissa vaiheissa. Avoin viestintä ja ehdokkaan osallistaminen prosessiin rakentaa luottamusta työnantajan ja ehdokkaan välille sekä varmistaa, että taustatarkistus toteutetaan eettisesti ja lainmukaisesti.

Civil judgments are not generally included in a standard background check process in Finland, as they are not part of the criminal record and are not automatically available to employers or other parties conducting background checks. Civil law matters, such as debt or contract disputes, are handled within a separate legal system, and the processing of such information is subject to strict restrictions under GDPR.

However, background checks can indirectly reveal information about a person's financial situation through other types of checks. For example, a credit check may uncover payment default entries or other financial issues that may be related to previous civil legal proceedings. This is a legal and GDPR-compliant way to assess a person's financial reliability.

Trusthood offers a comprehensive background check solution that includes the following checks:

• Credit check – assessment of financial situation and payment behaviour
• Identity verification – reliable confirmation of a person's identity
• Education and background verification – checking the accuracy of declared information
• PEP and sanctions list check – screening for politically exposed persons and sanctioned individuals
• Legal history check – information based on criminal records

It is important to note that the collection and use of all background check data must be carried out in accordance with GDPR and Finnish data protection legislation. There must always be an appropriate legal basis for processing the data, such as the individual's consent or the employer's legitimate interest. Trusthood ensures that all screening processes are fully compliant and meet data protection requirements.

If your organisation has specific needs or questions about what information can legally be checked in a background check, Trusthood's experts are ready to help you find the most suitable solution for your particular use case.

Rikostuomiohistoriaa voidaan hyödyntää rekrytoinnissa, mutta sen käyttöä säätelevät tiukat lait – erityisesti laki yksityisyyden suojasta työelämässä sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR).

Työnantaja ei pääsääntöisesti saa pyytää hakijaa esittämään rikosrekisteriotteitaan vapaaehtoisesti eikä kerätä tietoja rikostuomioista ilman lakisääteistä perustetta. Poikkeuksia kuitenkin on:

• Lasten kanssa työskentelevät tehtävät: Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä velvoittaa työnantajan tarkistamaan rikosrekisteriotteen ennen työsuhteen alkua.

• Turvallisuuskriittiset tehtävät: Tietyissä virkatehtävissä tai turvallisuusalalla viranomaisilla on oikeus tarkistaa hakijan rikostausta laajemmin.

• Luottamustehtävät ja talousrikokset: Esimerkiksi taloudellisissa vastuutehtävissä voidaan tietyissä tilanteissa selvittää hakijan mahdollisia talousrikostuomioita.

Tärkeää on muistaa, että rikostuomioihin liittyvät tiedot ovat erityisen arkaluonteista henkilötietoa. Niiden käsittely edellyttää aina selkeää oikeusperustaa, tarkoituksenmukaisuusarviointia sekä läpinäkyvää viestintää hakijalle.

Työnantajan tulee myös arvioida tuomion relevanssi suhteessa haettavaan tehtävään. Esimerkiksi vanha, tehtävään liittymätön tuomio ei yksinään voi olla peruste rekrytointipäätökselle.

Trusthood auttaa yrityksiä toteuttamaan taustatarkistukset GDPR-vaatimusten mukaisesti ja täysin automatisoidusti – varmistaen, että oikeat tiedot kerätään oikeaan tehtävään, ilman juridisia riskejä.

Taustaselvitysprosessissa rekisterinpitäjänä toimii lähtökohtaisesti työnantaja tai muu organisaatio, joka tilaa taustaselvityksen. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot, ja kantaa päävastuun tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattamisesta suhteessa tarkastettavaan henkilöön.

Trusthood toimii prosessissa henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Tämä tarkoittaa, että Trusthood käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti eikä hyödynnä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Osapuolten välinen suhde vahvistetaan GDPR:n edellyttämällä tietojenkäsittelysopimuksella (DPA).

Rekisterinpitäjän vastuulla on muun muassa seuraavat velvoitteet:

• Varmistaa, että taustaselvitykselle on lainmukainen peruste (esim. rekrytointiprosessiin liittyvä oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite)

• Informoida tarkastettavaa henkilöä henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi ennen selvityksen aloittamista

• Pyytää tarvittaessa nimenomainen suostumus arkaluonteisten tietojen, kuten luottotietojen tai rikosrekisteritietojen, tarkistamiseen

• Huolehtia siitä, että kerätyt tiedot ovat tarpeellisia ja oikeasuhtaisia suhteessa käsittelyn tarkoitukseen

On tärkeää huomata, että rekisterinpitäjä ei voi siirtää GDPR-vastuutaan kokonaan palveluntarjoajalle. Trusthood tukee asiakkaitaan tietosuojavaatimusten täyttämisessä tarjoamalla GDPR-yhteensopivan alustan, selkeät prosessit ja tarvittavan dokumentaation, mutta vastuu lainmukaisesta käsittelystä säilyy aina tilaavalla organisaatiolla.

Ehdokkaan suostumus on välttämätön, mutta ei yksinään riittävä peruste taustaselvityksen tekemiseen. GDPR:n ja suomalaisen tietosuojalainsäädännön (1050/2018) mukaan henkilötietojen käsittelylle tarvitaan aina lainmukainen peruste, ja suostumus on vain yksi mahdollisista perusteista. Työsuhteen kontekstissa suostumus ei useinkaan ole juridisesti vahvin peruste, koska työnhakijan ja työnantajan välillä vallitsee valta-epätasapaino.

Suomessa työnantajan on taustaselvitystä tehdessään noudatettava erityisesti lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Tämä laki asettaa tarkat rajat sille, mitä tietoja työnantaja saa kerätä työnhakijasta ja millä edellytyksillä. Pelkkä suostumus ei ohita näitä rajoituksia.

Lainmukainen taustaselvitysprosessi edellyttää käytännössä seuraavia elementtejä:

• Tietoinen ja vapaaehtoinen suostumus — ehdokkaalle on kerrottava selkeästi, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen.

• Tietosuojaseloste — rekisteröidylle on annettava GDPR:n mukainen informointi ennen tietojen keräämistä.

• Tarpeellisuusvaatimus — kerättävien tietojen on oltava välttämättömiä kyseisen tehtävän kannalta.

• Lainmukainen käsittelyperuste — suostumuksen lisäksi käsittelylle tarvitaan usein muu oikeusperuste, kuten lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu.

Trusthood varmistaa, että kaikki taustaselvitykset toteutetaan täysin GDPR:n ja suomalaisen lainsäädännön mukaisesti. Alustamme ohjaa prosessin läpi niin, että suostumusten kerääminen, tietosuojainformointi ja käsittelyperusteiden dokumentointi tapahtuvat automaattisesti ja auditointikelpoisesti. Näin työnantaja voi olla varma, että selvitykset ovat juridisesti kestävällä pohjalla.

Trusthood on rakennettu alusta alkaen tietoturva ja GDPR edellä, jotta henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, turvallisesti ja läpinäkyvästi. Järjestelmän tavoitteena on suojata sekä tarkastettavan henkilön yksityisyys että työnantajan tai vuokranantajan oikeusturva kaikissa taustatarkastusprosessin vaiheissa.

GDPR-vaatimustenmukaisuus käytännössä:

• Taustatarkastus käynnistyy aina tarkastettavan henkilön suostumuksella — ilman sitä prosessi ei etene.

• Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain määriteltyyn käyttötarkoitukseen eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman perustetta.

• Tarkastettavalla henkilöllä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä kerätään ja miten niitä käytetään.

• Tietoja säilytetään vain tarpeellisen ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti tietosuojakäytännön mukaisesti.

Tekninen tietoturva:

• Kaikki tiedonsiirto on salattu TLS-salauksella, joka estää tietojen sieppaamisen siirron aikana.

• Järjestelmä hyödyntää roolipohjaista pääsynhallintaa, jolloin vain valtuutetut käyttäjät pääsevät käsiksi arkaluonteisiin tietoihin.

• Alusta on suunniteltu minimoimaan tietoturvariskit automatisoimalla prosessit ja poistamalla manuaaliset, virhealttiit työvaiheet.

Trusthood toimii Suomessa ja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä. Tämä tarkoittaa, että yrityksesi voi luottaa siihen, että taustatarkastusprosessi täyttää viranomaisvaatimukset ja suojaa organisaatiotasi mahdollisilta tietosuojarikkomuksilta. Kun tietoturva on rakennettu järjestelmän ytimeen, HR-ammattilaiset ja compliance-tiimit voivat keskittyä olennaiseen — luotettavien päätösten tekemiseen.

Ammattimaisesti toteutettu taustaselvitys vahvistaa työnantajakuvaasi osoittamalla, että yrityksesi toimii vastuullisesti, läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti. Rekrytointiprosessin laatu heijastuu suoraan siihen, millaisena työnantajana ehdokkaat ja sidosryhmät sinut näkevät.

Trusthoodin moderni ja intuitiivinen alusta on suunniteltu tekemään taustaselvitysprosessista sujuva kokemus myös ehdokkaalle. Selkeä viestintä, automaattiset ilmoitukset ja läpinäkyvä prosessi kertovat hakijalle, että yritys hoitaa due diligencen ammattimaisesti — ei byrokraattisesti tai epäselvästi. Tämä jättää positiivisen mielikuvan riippumatta rekrytoinnin lopputuloksesta.

Hyvin hoidettu taustaselvitys vaikuttaa työnantajabrändiisi usealla tavalla:

• Luottamus ja uskottavuus: Ehdokkaat arvostavat yrityksiä, jotka toimivat johdonmukaisesti ja läpinäkyvästi rekrytoinnin kaikissa vaiheissa.

• GDPR-vaatimustenmukaisuus: Tietosuojan asianmukainen hoitaminen viestii vastuullisuudesta ja suojelee sekä ehdokasta että yritystä.

• Ammattimainen hakijakokemus: Selkeä ja nopea prosessi parantaa candidate experience -mittareita ja tukee positiivisia arvosteluja esimerkiksi Glassdoorissa.

• Turvallisuuskulttuuri: Systemaattinen taustatarkistus osoittaa, että yrityksesi suojelee henkilöstöään, asiakkaitaan ja liiketoimintaansa.

Vastakohtana manuaaliset, hitaat tai epäselvät tarkistusprosessit voivat aiheuttaa turhautumista ja epäluottamusta ehdokkaissa. Automatisoidulla ratkaisulla prosessi on nopea, selkeä ja johdonmukainen — mikä tukee sekä rekrytoinnin tehokkuutta että positiivista työnantajamielikuvaa.

Yhteenvetona: taustaselvitys ei ole pelkkä compliance-toimenpide — se on myös viesti siitä, millainen yritys olet. Oikein toteutettuna se vahvistaa brändiäsi ja erottaa sinut kilpailijoista vastuullisena ja luotettavana työnantajana.

Trusthood auttaa vuokranantajaa pienentämään riskejä tarjoamalla kattavan ja automaattisen taustatarkistuksen suoraan virallisista lähteistä ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista. Palvelu yhdistää useita tietoja yhteen selkeään raporttiin, jolloin vuokranantaja saa luotettavan kokonaiskuvan hakijasta nopeasti ja vaivattomasti.

Yksi merkittävimmistä riskienhallinnan keinoista on vuokralaisen todellisten tulotietojen ja maksuhistorian varmentaminen suoraan virallisilta tahoilta. Tämä auttaa vuokranantajaa välttämään kalliit vuokrarästi- ja häätöprosessit, jotka voivat aiheuttaa merkittäviä taloudellisia tappioita ja pitkiä oikeudellisia menettelyjä.

Trusthoodin palvelu kattaa useita keskeisiä tarkistuksia, jotka yhdessä muodostavat kattavan riskiarvion:

• Henkilöllisyyden varmennus – varmistaa, että hakija on todella se, kuka hän väittää olevansa

• Opinto-oikeus - varmistaa, että henkilöllä on olemassa oleva opiskeluoikeus esimerkiksi asumiestuen takaamiseksi

• Luottotietojen tarkistus – paljastaa mahdolliset maksuhäiriömerkinnät ja taloudellisen tilanteen

• Oikeushistorian tarkistus – antaa tietoa hakijan mahdollisista asumiseen liittyvistä tuomioista

Vuokranantaja ja vuokralainen voivat luottaa siihen, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja turvallisesti. Automatisoitu prosessi nopeuttaa päätöksentekoa merkittävästi verrattuna manuaalisiin selvityksiin, ja se skaalautuu helposti myös suuremmille vuokra-asuntoportfolioille.

Ottamalla Trusthoodin käyttöön vuokranantaja tekee tietoon perustuvia vuokrauspäätöksiä ja rakentaa luotettavan vuokralaispohjan pitkällä aikavälillä.

Trusthood tarjoaa vuokranantajille luotettavan ja nopean tavan arvioida vuokraehdokkaiden taloudellista tilannetta ja taustaa ennen vuokrasopimuksen solmimista. Vuokraustoiminnassa riskit ovat useimmiten taloudellisia — maksamattomat vuokrat, häätöprosessit ja tyhjät kuukaudet voivat aiheuttaa merkittäviä tappioita.

Trusthoodin avulla vuokranantaja saa kattavan kokonaiskuvan hakijasta yhdeltä alustalta. Palvelu yhdistää automaattisesti luottotiedot, henkilöllisyyden varmentamisen sekä mahdolliset asumiseen liittyvät tuomiot.

Trusthood tuo vuokranantajalle konkreettista arvoa seuraavilla tavoilla:

• Luottotietojen tarkistus: Selvitä hakijan maksuhistoria ja mahdolliset maksuhäiriömerkinnät ennen sopimuksen allekirjoittamista.

• Henkilöllisyyden varmennus: Varmista, että hakija on todella se, kuka hän väittää olevansa.

• Tuomioistuinhistoria: Varmista, että henkilöllä ei ole asumiseen liittyviä tuomiota.

• Nopeus ja skaalautuvuus: Prosessi on täysin automatisoitu, joten tarkistukset valmistuvat nopeasti — myös suurilla hakijamäärillä.

• GDPR-vaatimustenmukaisuus: Kaikki tarkistukset suoritetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mikä suojaa sekä vuokranantajaa että hakijaa.

Oikean vuokralaisen valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joita vuokranantaja tekee. Trusthoodin avulla päätöksenteko perustuu luotettavaan dataan pelkän intuition sijaan, mikä vähentää taloudellisia riskejä ja parantaa vuokrasuhteen pitkäaikaista onnistumista.

Trusthood auttaa vuokranantajaa pienentämään riskejä tarjoamalla kattavan ja automaattisen taustatarkistuksen suoraan virallisista lähteistä ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista. Palvelu yhdistää useita tietoja yhteen selkeään raporttiin, jolloin vuokranantaja saa luotettavan kokonaiskuvan hakijasta nopeasti ja vaivattomasti.

Yksi merkittävimmistä riskienhallinnan keinoista on vuokralaisen todellisten tulotietojen ja maksuhistorian varmentaminen suoraan virallisilta tahoilta. Tämä auttaa vuokranantajaa välttämään kalliit vuokrarästi- ja häätöprosessit, jotka voivat aiheuttaa merkittäviä taloudellisia tappioita ja pitkiä oikeudellisia menettelyjä.

Trusthoodin palvelu kattaa useita keskeisiä tarkistuksia, jotka yhdessä muodostavat kattavan riskiarvion:

• Henkilöllisyyden varmennus – varmistaa, että hakija on todella se, kuka hän väittää olevansa

• Opinto-oikeus - varmistaa, että henkilöllä on olemassa oleva opiskeluoikeus esimerkiksi asumiestuen takaamiseksi

• Luottotietojen tarkistus – paljastaa mahdolliset maksuhäiriömerkinnät ja taloudellisen tilanteen

• Oikeushistorian tarkistus – antaa tietoa hakijan mahdollisista asumiseen liittyvistä tuomioista

Vuokranantaja ja vuokralainen voivat luottaa siihen, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja turvallisesti. Automatisoitu prosessi nopeuttaa päätöksentekoa merkittävästi verrattuna manuaalisiin selvityksiin, ja se skaalautuu helposti myös suuremmille vuokra-asuntoportfolioille.

Ottamalla Trusthoodin käyttöön vuokranantaja tekee tietoon perustuvia vuokrauspäätöksiä ja rakentaa luotettavan vuokralaispohjan pitkällä aikavälillä.

A responsible landlord always verifies the reliability of a tenant before signing a contract. Thorough background work protects the landlord from financial risks and unnecessary eviction processes.

1. Verify identity reliably – Check the tenant's identity from an official ID document and make use of Trusthood's automatic identity verification. A name and phone number alone are not enough.
2. Confirm actual ability to pay – Don't settle for just payment remarks. Request a salary certificate or tax records and use Trusthood's credit check, which reveals the applicant's true financial situation comprehensively.
3. Check reachability and address history – Trusthood's Population Information System (VTJ) integration enables you to verify the applicant's address history and register information directly from the population data system. This helps assess the applicant's stability and reachability.
4. Meet the candidate in person – A personal meeting provides important additional information that digital checks alone cannot offer. A face-to-face conversation often reveals things that don't show up on paper.
5. Draw up a written agreement and require a deposit – Always prepare a written rental agreement with clear terms. Require an appropriate security deposit, typically equivalent to 1–3 months' rent, which protects you against potential damages or unpaid rent.

Trusthood automates the entire background check process – identity verification, credit information, address history and sanctions lists are all checked on a single platform in compliance with GDPR requirements. This saves you time and allows you to make decisions based on reliable information.

Remember: Responsible landlording is not just a financial matter – it is also a legal obligation. Thorough background work done before the tenancy begins is the best way to avoid problems down the line.

With Trusthood, you don't need to explain the background check process yourself — the service handles it on your behalf, automatically and professionally. You simply send the prospective tenant a link, through which the system guides them through the entire process in a clear and understandable way.

Trusthood communicates to the candidate right from the start what the background check involves, why it is being conducted, and how their information is processed in accordance with GDPR. The candidate gives their informed consent before any data is collected or verified. This transparent process builds trust between both you and the candidate.

Conducting a background check signals to the prospective tenant that you are a responsible and professional landlord who operates in a systematic and fair manner. It also places all candidates on an equal footing, as the process is consistent for everyone.

In practice, you only need to follow these steps:

1. Log in to the Trusthood platform and create a new background check request.
2. Enter the candidate's email address and send the invitation.
3. The system takes care of the communication, consent collection, and execution of the check.
4. You receive the completed report directly on the platform for review.

Trusthood's automated process saves you time and ensures that everything is handled lawfully and securely. You don't need to worry about finding the right wording or providing a privacy notice — everything has been taken care of for you in advance.

Absolutely – Trusthood is designed for individual landlords who own just one rental property too. The service requires no monthly fees, contractual commitments, or high volume. You can run individual background checks exactly when you need them.

As a small landlord, you have just as much at stake as a large property company – perhaps even more, because even a single bad tenant can have a significant impact on your financial situation. With Trusthood, you get enterprise-level background checks with the flexibility of a small landlord. You only pay for the checks you use, with no unnecessary monthly fees.

Trusthood automates the entire process on your behalf, so you don't need to be an HR professional or compliance expert to make use of the service. The platform is easy to use, fast, and fully GDPR-compliant – you can initiate a background check in just a few minutes and receive results quickly.

For individual landlords, the following checks are particularly useful:

• Credit check – verify the tenant's ability to pay before signing the agreement
• Identity verification – confirm that the applicant is who they claim to be
• Watchlist and PEP screening – check against relevant monitoring or sanctions lists
• Criminal background check – minimise risks before starting a tenancy

Trusthood removes the bureaucracy and makes professional background screening accessible to everyone – whether you own one property or an entire real estate portfolio.

Yes, Trusthood supports multiple languages — the consent process and reports are available in Finnish, Swedish, and English. This ensures a smooth background check experience for both domestic and international talent.

Multilingual support is especially important for companies recruiting international staff or operating in a multilingual environment. When a candidate can complete the consent form and read the report in their native language, the process moves faster and the risk of misunderstandings is significantly reduced.

Trusthood's multilingual support covers virtually all key stages of the background check process:

• Consent forms — the candidate provides their consent clearly in their chosen language
• Screening reports — HR professionals and compliance teams can review results in their preferred language
• Candidate communications — process instructions and notifications are delivered in an understandable format

From a GDPR compliance perspective, it is essential that the person being recruited fully understands what they are consenting to. A multilingual interface supports this requirement and helps companies operate in accordance with data protection regulations. Trusthood is designed to meet the needs of companies operating in Finland, while equally serving international teams and global recruitment processes.

Trusthood prevents identity theft by using strong authentication based on online banking credentials or Mobile ID. These are Finland's most trusted and secure identification methods, which cannot be easily forged or bypassed.

During the authentication process, Trusthood cross-references the obtained personal data in real time against the official records of the Population Information System (VTJ). This automated verification ensures that every person registering on the platform is a real, living, and correctly identified individual. Registering with false information or under another person's identity is therefore virtually impossible.

Trusthood's identity verification process provides multiple layers of protection:

• Strong electronic authentication – online banking credentials or Mobile ID reliably confirm the user's identity
• Real-time VTJ verification – personal data is checked directly against the Digital and Population Data Services Agency's register
• Automated cross-referencing of data – the system detects discrepancies and immediately blocks suspicious registrations

All data processing related to identity verification is carried out in compliance with GDPR, and the data is used solely for the purpose of identity confirmation. Trusthood has been specifically designed for Finnish companies that need a reliable and legally compliant way to verify the identity of job applicants, tenants, or business partners.

PSD2 verification is an income verification method based on bank data, in which the applicant gives their consent for their information to be retrieved directly from their bank account via a secure connection enabled by the EU Payment Services Directive (PSD2). Trusthood uses this connection to retrieve verified financial data in real time — without any manual document handling.

A traditional pay slip is easy to forge: PDF files can be edited with simple tools, and manually verifying their authenticity is time-consuming and unreliable. Data retrieved via a PSD2 connection comes directly from the bank's systems, which virtually eliminates the risk of forgery.

The key benefits of PSD2 verification include:

• Real-time data – information is up to date, not documents that are months old
• Tamper-proof – data is retrieved directly from the bank, not from the applicant themselves
• GDPR compliance – the process is based on consent given by the applicant
• Automation – no manual document review, which speeds up decision-making

Trusthood integrates PSD2 verification as part of a broader background check process, giving employers and landlords a comprehensive and reliable picture of an applicant's financial situation all at once. This makes recruitment and rental decisions faster, safer, and more equitable.

Trusthoodin automaattinen taustaselvitys valmistuu tyypillisesti minuuteissa siitä, kun tarkastuksen kohde on antanut suostumuksensa. Tämä on merkittävä ero perinteiseen manuaaliseen prosessiin verrattuna, jossa sama selvitys voi viedä useita tunteja tai jopa päiviä.

Nopeus perustuu Trusthoodin täysin automatisoituun alustaan, joka käsittelee kaikki tarkistukset samanaikaisesti yhden integroidun järjestelmän kautta.

Prosessi etenee käytännössä seuraavasti:

1. HR-ammattilainen / vuokranantaja tai vastaava lähettää tarkastuspyynnön Trusthoodin alustalla.

2. Kohdehenkilö saa kutsun ja antaa suostumuksensa digitaalisesti.

3. Järjestelmä käynnistää kaikki tarkistukset automaattisesti suostumuksen jälkeen.

4. Valmis raportti on saatavilla tyypillisesti muutamassa minuutissa.

Nopea valmistumisaika hyödyttää erityisesti rekrytointiprosesseja, joissa aikataulut ovat tiukat ja päätöksenteko vaatii luotettavaa tietoa nopeasti. Trusthood on suunniteltu vastaamaan juuri tähän tarpeeseen — ilman, että tietosuoja tai GDPR-vaatimustenmukaisuus kärsii nopeuden takia.

If a background check report contains incorrect information, the matter must be resolved without delay – every person subject to a check has the right to demand the correction of inaccurate data under GDPR and data protection law. Trusthood handles this process responsibly and transparently.

The process for correcting inaccurate information generally proceeds as follows:

1. Contact Trusthood – Report the error in writing through our customer service or by email. Clearly describe what information is incorrect and why.
2. Data verification – Trusthood will investigate the origin of the information and verify it against the register or data source used. This may involve contacting the original data source, such as an official register or a credit reference agency.
3. Correction or notation – If the error is confirmed, the information will be corrected or removed from the report. If there is any uncertainty about the accuracy of the information, a relevant note may be added to the report.
4. Notification of relevant parties – Both the company that requested the check and the person who was subject to the check will be notified of the correction.

It is important to note that Trusthood does not produce data itself, but retrieves it from reliable official registers and other approved sources. If the error originates from the original register – such as the population information system or a credit register – the individual must also contact the relevant data controller to have the information permanently corrected.

The person subject to the check also has the right to lodge a complaint with the Data Protection Ombudsman if they believe their data has been processed unlawfully. Trusthood is committed to handling all correction requests promptly and in accordance with GDPR requirements.